Office 365 בענן הוא חבילת היישומים המשרדיים של מיקרוסופט במודל מנוי: Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook לצד דואר, אחסון קבצים ושיתוף ב-OneDrive ו-SharePoint, ו-Teams לפגישות וצ'אט. כיום החבילות העסקיות נמכרות בשם Microsoft 365, והבחירה ביניהן נקבעת לפי מספר המשתמשים, הצורך בתוכנות מותקנות ורמת האבטחה והניהול שהעסק צריך.
לפני שבוחרים חבילה, כדאי להבדיל בין שלושה דברים שמופיעים בחיפוש תחת אותו שם.
| גרסה | למי היא מיועדת | מה חשוב לבדוק |
|---|---|---|
| חבילות Microsoft 365 לעסקים (Business Basic, Standard, Premium) | ארגונים של עד 300 משתמשים | דואר עסקי, Teams, אחסון בענן, ובחלק מהחבילות יישומים מותקנים והגנה מתקדמת |
| חבילות Enterprise | ארגונים שחוצים את מגבלת 300 המשתמשים | התאמה לגודל הארגון ולדרישות הניהול והאבטחה |
| גרסת הדפדפן החינמית וחבילות לשימוש אישי | שימוש אישי או מזדמן | אינן תחליף לחבילה עסקית עם דואר בדומיין של העסק וניהול מרוכז של משתמשים |
עיקרי הדברים
- Microsoft 365 הוא השם הנוכחי של רוב החבילות העסקיות שנקראו בעבר Office 365.
- חבילות Business מיועדות לארגונים של עד 300 משתמשים, וארגונים גדולים יותר פונים לחבילות Enterprise.
- לפי מיקרוסופט, Business Premium כוללת את מה שיש ב-Business Standard ובנוסף כלי אבטחה כמו Defender for Business.
- האחריות לנתונים, לחשבונות ולהרשאות נשארת על העסק גם כשהשירות בענן.
- אפשר להעביר בהדרגה: קודם דואר וקבצים, ורק אחר כך מערכות נוספות.
למפת שירותי הענן המלאה: שירותי ענן לעסקים.
מה ההבדל בין Office 365 ל-Microsoft 365 ואיזו חבילה לבחור?
השם Office 365 התייחס לחבילת המנוי של יישומי האופיס ושירותי הענן. מיקרוסופט עברה לשם Microsoft 365, והוא מציין היום משפחה רחבה יותר של חבילות. בחלקן יש גם ניהול מכשירים ואבטחה, ולא רק יישומים. לכן עסק שמחפש היום "אופיס 365 לעסקים" בוחר בפועל בין חבילות Microsoft 365.
בתיעוד הרשמי של מיקרוסופט, בשאלות הנפוצות על חבילות Microsoft 365 לעסקים, מוסבר שמשפחת Business כוללת את Business Basic, Business Standard ו-Business Premium, ושהיא מיועדת לארגונים של עד 300 משתמשים בסך הכול. Business Standard כוללת, לפי המסמך, את Teams, אחסון מאובטח בענן, דואר עסקי ויישומי אופיס מלאים בכל המכשירים. Business Premium כוללת את כל זה ובנוסף Microsoft Defender for Business ו-Defender for Office 365, להגנה על המכשירים ועל הדואר.
המחירים והתכולה המדויקת של כל חבילה משתנים, ולכן לא נציג כאן מחירים. את הבחירה מקצרים בעזרת שלוש שאלות: האם העובדים צריכים את יישומי האופיס המותקנים במחשב, או שמספיק דפדפן ונייד. האם העסק זקוק להגנה על המכשירים ולניהול מרוכז. וכמה משתמשים יש היום וכמה יהיו בעוד שנתיים.
Office 365 בענן נמכר היום כחבילות Microsoft 365 Business לארגונים של עד 300 משתמשים, כאשר Premium מוסיפה על Standard את כלי ההגנה של Defender. גם בענן האחריות על הנתונים, החשבונות וההרשאות נשארת על העסק, ולכן מפעילים אימות דו שלבי וגיבוי נפרד. המעבר נעשה בשלבים, מפיילוט קטן ועד כיבוי השרתים המקומיים, אחרי שבודקים שקו האינטרנט וקו הגיבוי עומדים בעומס.
מה העסק מקבל מעבר לתוכנות אופיס?
הערך העיקרי של החבילה נמצא בשירותים שסביב היישומים:
- דואר: תיבת דואר עסקית בדומיין של העסק, עם לוח שנה ואנשי קשר משותפים.
- אחסון ושיתוף: OneDrive לקבצים אישיים ו-SharePoint לספריות צוות, עם עריכה משותפת של מסמך אחד בזמן אמת.
- תקשורת: Teams לצ'אט, פגישות ושיחות וידאו, כולל שיתוף מסך והקלטה.
- ניהול: ממשק אחד שבו מנהל המערכת מוסיף משתמשים, מקצה רישיונות ומגדיר הרשאות.
היתרון הארגוני ברור: במקום שרת דואר, שרת קבצים ורישיונות תוכנה שמתחדשים בנפרד, יש מנוי אחד לכל משתמש. החיסרון הוא תלות בחיבור אינטרנט ובספק אחד, ולכן כדאי לתכנן גם קו אינטרנט יציב עם קו גיבוי.
איך עוברים לאופיס בענן בלי לעצור את העבודה?
אין צורך להעביר הכול בבת אחת. המעבר המקובל הוא הדרגתי, ובדרך כלל נראה כך:
- מיפוי: כמה תיבות דואר, כמה נתונים בשרת הקבצים, אילו תוכנות מותקנות ואילו מערכות תלויות באופיס.
- בחירת חבילה לכל קבוצת משתמשים, ורכישת הרישיונות.
- הכנת הדומיין והגדרות הדואר, והפעלת אימות דו שלבי לכל המשתמשים מהיום הראשון.
- פיילוט עם קבוצה קטנה, כדי לבדוק העברת דואר, הרשאות והתאמה לתוכנות העסקיות.
- העברת תיבות הדואר והקבצים בשלבים, והדרכה קצרה לעובדים.
- כיבוי הרכיבים המקומיים רק אחרי שמוודאים שהכול פועל ושיש גיבוי.
מיקרוסופט עצמה ממליצה לעבוד עם שותף כשאין בעסק מי שמתכנן את ההטמעה, ואפשר לרכוש את החבילות דרך שותף או ישירות מהחברה. עסק בלי איש IT יתאים לעצמו מעבר מלווה, כך שאף תיבת דואר לא תאבד ושההרשאות יוגדרו נכון מראש.
האם המידע ב-Microsoft 365 מאובטח וצריך גיבוי נפרד?
המידע נשמר בענן של מיקרוסופט, והיא אחראית על התשתית הפיזית, על הרשת ועל השירות עצמו. מיקרוסופט מבהירה בתיעוד שלה שבכל סוג שירות, כולל תוכנה כשירות כמו Microsoft 365, הלקוח נשאר אחראי על הנתונים שלו, על החשבונות והמשתמשים ועל ההגדרות. בפועל זה אומר שאחריות העסק כוללת:
- אימות דו שלבי לכל העובדים, ובפרט לחשבונות מנהל.
- הרשאות לפי תפקיד, וסקירה שלהן מדי תקופה.
- הגנה על המחשבים והטלפונים שמתחברים לשירות, ועדכון שלהם.
- הדרכת עובדים לזיהוי הודעות דיוג, שהן דרך הכניסה השכיחה לחשבונות.
שאלה שעולה בשיחות עם לקוחות: אם קובץ נמחק או מוצפן בטעות, האם אפשר לשחזר אותו מ-OneDrive. שחזור מובנה אינו תחליף לגיבוי נפרד בכל תרחיש, ולכן עסקים רבים מוסיפים גיבוי נפרד לדואר ולקבצים, במיוחד כשיש חשש מכופרה. לפרטים על שיטות גיבוי ראו גיבוי בענן.
איך הטלפוניה מתחברת ל-Teams?
Teams יכולה לשמש גם ככלי טלפוניה. לפי מיקרוסופט, Teams Phone עם Calling Plan היא תוספת מנוי שכוללת מערכת טלפון, שיחות ועידה, תוכנית שיחות מקומית, תא קולי, זיהוי מתקשר, העברת שיחות, תפריט קולי ותורי שיחות, והזמינות שלה תלויה בארץ. עסק שכבר עובד עם מרכזיה יכול גם לחבר אותה ל-Teams, או לבחון מרכזיה בענן ולהחליט איזו ארכיטקטורה מתאימה לו. ההכרעה תלויה במספר השלוחות, בצורך בתפריט קולי ובתורי שיחות, ובמערכות קיימות כמו CRM.
איזה חיבור אינטרנט צריך כדי לעבוד בענן בצורה יציבה?
כל עבודה מול הענן עוברת בקו האינטרנט, ולכן איכות הקו קובעת את חוויית העבודה. בפגישות וידאו ובסנכרון קבצים גדולים חשוב קצב העלאה סביר ולא רק קצב הורדה, ובעסק שתלוי בענן כדאי קו גיבוי שמופעל אוטומטית אם הקו הראשי נופל. כשיש כמה סניפים, אפשר לשלב גם ניהול תנועה בין הסניפים. בדיקת הקו נעשית לפני המעבר, ולא אחרי שהעובדים מתלוננים על איטיות.
מה מנהל המערכת עושה בפועל ב-Microsoft 365?
הניהול מרוכז במרכז הניהול של השירות, ושם מוסיפים משתמשים, מקצים רישיונות, מגדירים קבוצות והרשאות ומנהלים את הדומיין של הדואר. בעסק קטן התפקיד הזה נופל לא פעם על מי שבא במקרה לדעת מחשבים, ולכן כדאי להגדיר אותו כאחריות רשמית. המשימות הקבועות כוללות:
- פתיחת משתמש חדש עם הרישיון הנכון והרשאות לפי תפקיד, וסגירה מסודרת של משתמש שעזב.
- בדיקה תקופתית של מי שמחזיק הרשאות מנהל ושל כללי האימות הדו שלבי.
- מעקב אחרי רישיונות שלא בשימוש, כדי לא לשלם על מנויים מיותרים.
- סקירה של שיתופי קבצים עם גורמים חיצוניים, ושל קישורים ציבוריים שנוצרו בעבר.
עסק שאין לו מנהל מערכת יכול להפקיד את המשימות האלה בידי שותף שמלווה אותו, אבל עדיין מגדיר מי בעסק מאשר הרשאות ומי מקבל את ההתראות.
מתי משתמשים ב-OneDrive ומתי ב-SharePoint?
OneDrive מיועד לקבצים האישיים של כל עובד, ו-SharePoint לספריות משותפות של צוותים, מחלקות ופרויקטים. ההפרדה חשובה בגלל המשכיות: קובץ שנשמר ב-OneDrive של עובד שעזב נעלם מהשימוש של הצוות אם לא מעבירים אותו, וקובץ בספריית צוות נשאר זמין ומנוהל. הכלל המעשי הוא שכל מסמך שיותר מאדם אחד עובד איתו נשמר בספרייה משותפת עם הרשאות מוגדרות, ו-Teams משתמשת באותה ספרייה מאחורי הקלעים.
בשלב המעבר מתכננים מבנה: אילו ספריות יהיו, מי רשאי לערוך ומי לצפות בלבד, ומה נשאר מחוץ לענן. תכנון כזה חוסך מצב שבו אותו קובץ קיים בחמש גרסאות אצל חמישה עובדים.
אילו טעויות נפוצות במעבר ל-Microsoft 365?
- דילוג על אימות דו שלבי בתקווה להוסיף אותו אחר כך, בזמן שהחשבונות כבר חשופים.
- העברת דואר בלי תכנון הדומיין והגדרות הדואר, ולכן הודעות נעלמות או נכנסות לספאם.
- רכישת החבילה הזולה לכל העובדים, בלי לבדוק מי צריך יישומים מותקנים ומי צריך הגנה מתקדמת.
- היעדר הדרכה: עובדים ממשיכים לשמור קבצים מקומית ולשלוח צרופות במקום קישורים.
- הנחה שהגיבוי מובנה בכל תרחיש, ולכן לא נבדק שחזור.
- קו אינטרנט שלא עבר בדיקה, ולכן הסנכרון והפגישות איטיים.
רוב הבעיות האלה נמנעות בתכנון קצר לפני ההעברה ובפיילוט עם קבוצה קטנה. פיילוט מגלה במהירות אילו תוכנות עסקיות תלויות באופיס מקומי, ואילו הרשאות חסרות.
איך קובעים כמה רישיונות צריך ולאילו משתמשים?
לא כל העובדים זקוקים לאותה חבילה. מחלקים את הצוות לקבוצות לפי העבודה בפועל: עובדי משרד שעובדים כל היום עם יישומי אופיס מותקנים, עובדים ניידים שמסתפקים בטלפון ובדפדפן, תיבות דואר משותפות כמו מייל מכירות או תמיכה, ועובדים זמניים או מתנדבים. כל קבוצה מקבלת חבילה שמתאימה למה שהיא עושה, וכך נמנע תשלום על יכולות שאף אחד לא משתמש בהן.
מיקרוסופט מגדירה שמשפחת חבילות Business מוגבלת ל-300 משתמשים בסך הכול, ושארגון שחוצה את הרף צריך לעבור לחבילות Enterprise. לפי התיעוד, קיימת בחבילות Enterprise גם תוכנית ייעודית לעובדי חזית. לכן עסק שצומח צריך לבדוק מראש מה יקרה כשיתקרב לגבול, ולא לגלות זאת ביום שבו נדרש לשדרג.
הפעולה המעשית היא להכין טבלת משתמשים אחת: שם, תפקיד, מכשירים, צורך בתוכנות מותקנות ורמת הגישה לנתונים רגישים. מהטבלה הזו נגזרת בחירת החבילות, וממנה גם נגזר תכנון האבטחה.
אופיס 365 בענן חינם או בתשלום: מה ההבדל בין גרסה פרטית לעסקית?
מיקרוסופט מאפשרת לפתוח וורד ואקסל בדפדפן ללא תשלום, וקיימות גם חבילות מנוי לשימוש אישי. זה מתאים לאדם יחיד שעורך מסמכים מדי פעם. עסק צריך בדרך כלל דברים נוספים: כתובות דואר בדומיין של העסק, ניהול מרוכז של משתמשים והרשאות, אחסון משותף לצוות, הגנה על החשבונות ואפשרות לסגור משתמש שעזב בלי לאבד את המסמכים שלו.
לכן עסק שמשתמש בחשבונות פרטיים לעבודה מסתכן באובדן מידע ובחוסר שליטה, ובפועל כדאי לעבור לחבילה עסקית. השאלה אילו יכולות כלולות בגרסה החינמית משתנה מעת לעת, ולכן בודקים אותה באתר מיקרוסופט לפני ההחלטה.
איך נכנסים לאופיס 365 ואיפה מורידים את היישומים?
בחבילה עסקית הכניסה נעשית עם חשבון העבודה שמנהל המערכת הגדיר לעובד, ולא עם חשבון פרטי. יישומים מותקנים, כמו אאוטלוק, וורד ואקסל למחשב ולנייד, מורדים מתוך פורטל החשבון של המשתמש, אם החבילה שנרכשה כוללת אותם. בחבילה שאינה כוללת יישומים מותקנים אפשר לעבוד בגרסת הדפדפן.
- מנהל המערכת מקצה לעובד רישיון מתאים.
- העובד נכנס לראשונה, מחליף סיסמה ומגדיר אימות דו שלבי.
- העובד מתקין את היישומים במכשירים שהחבילה מאפשרת, או עובד בדפדפן.
- מגדירים את תיבת הדואר באאוטלוק ומסנכרנים את OneDrive.
אם העובד מתקשה להיכנס, הסיבה השכיחה היא כניסה עם חשבון פרטי במקום חשבון העבודה, או רישיון שלא הוקצה. בדיקה אצל מנהל המערכת פותרת את רוב המקרים.
ענן עם טלקום אקספרט
טלקום אקספרט היא אינטגרטור תקשורת ומחשוב ענן, ומהנדס תקשורת עם מעל 25 שנות ניסיון מלווה את המעבר: אפיון הצרכים, בחירת חבילה מתאימה, תכנון הדואר והדומיין, הגדרות האבטחה, חיבור האינטרנט והטלפוניה. הליווי כולל גם תיאום מול הגורמים שרוכשים ומנהלים את הרישוי. מידע על התחום זמין בעמוד שירותי מחשוב ענן.
השירות מיועד לעסקים ולארגונים בלבד, ואינו מוצע ללקוחות פרטיים.
ליווי והטמעת Microsoft 365 שטלקום אקספרט מתכננת
מי שבדק את החבילות והדרישות יכול לבקש הצעה לפי מספר המשתמשים והצרכים. בכל שורה אפשר לבקש הצעת מחיר בווטסאפ.
| מה העסק צריך | מה בודקים בחבילה |
|---|---|
| דואר, קבצים ושיתוף לצוות קטן | דואר עסקי בדומיין של העסק, אחסון קבצים מסונכרן בענן ושיחות וישיבות בתוכנת Teams, לצוות קטן שעובד במשרד ומחוצה לו. |
| תוכנות אופיס מותקנות בכל המכשירים | חבילה הכוללת את יישומי האופיס המותקנים למחשב ולנייד, ולא רק גרסת דפדפן, עם עדכונים אוטומטיים לכל המשתמשים. |
| הגנה מתקדמת ממתקפות ותוכנות זדוניות | חבילה עם הגנה על המכשירים ועל הדואר מפני תוכנות זדוניות והונאות, כולל אימות דו שלבי והרשאות לפי משתמש. |
| מעבר מדואר ושרת קבצים מקומיים | תכנון מעבר מדואר מקומי ושרת קבצים ישן לענן: העברת תיבות הדואר, הקבצים וההרשאות, עם הדרכה לעובדים לאחר המעבר. |
| קבלו הצעת מחיר | |
לייעוץ ללא התחייבות: 077-8123111.
שאלות נפוצות על Office 365 בענן
זו חבילת היישומים המשרדיים של מיקרוסופט במודל מנוי: Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook, לצד שירותי ענן כמו OneDrive לאחסון ושיתוף קבצים ו-Teams לצ'אט, לפגישות ולשיחות. התשלום נעשה לפי משתמש ולפי החבילה שנבחרה, והגישה אפשרית מכל מחשב, טאבלט וסמארטפון. התכולה המדויקת משתנה בין החבילות, ולכן בודקים אותה מול הרשימה הרשמית של מיקרוסופט.
בדרך כלל כן, כשהיישומים מותקנים במחשב, אפשר לעבוד על קבצים גם במצב לא מקוון, והשינויים מסתנכרנים לענן כשהחיבור חוזר. שירותים שתלויים ברשת, כמו פגישות ב-Teams, שליחת דואר ועריכה משותפת בזמן אמת, דורשים חיבור פעיל. לכן כדאי לשלב את השירות עם חיבור יציב וקו גיבוי.
Microsoft 365 הוא השם הנוכחי של רוב החבילות העסקיות שנקראו בעבר Office 365, והוא מציין משפחה רחבה יותר של חבילות. בחלקן יש גם כלי ניהול מכשירים והגנה, למשל Defender for Business בחבילת Business Premium. כשעסק מחפש אופיס 365 לעסקים, הוא בוחר היום בין חבילות Microsoft 365 לפי מספר המשתמשים, הצורך בתוכנות מותקנות ורמת האבטחה הנדרשת.
המידע נשמר בענן של מיקרוסופט, שאחראית על התשתית והשירות, והאחריות על הנתונים, החשבונות וההגדרות נשארת על העסק. לכן חשוב להפעיל אימות דו שלבי לכל העובדים, לנהל הרשאות לפי תפקיד, להגן על המחשבים ולשקול גיבוי נפרד לדואר ולקבצים למקרה של מחיקה או כופרה.
לעסק שכבר עובד עם יישומי אופיס, Microsoft 365 הוא פתרון נפוץ לשיתוף קבצים ולעבודה מרחוק. OneDrive ו-SharePoint מאפשרים לשמור קבצים בענן, לשתף אותם ולערוך מסמך אחד במקביל, ו-Teams מרכזת שיחות, פגישות וקבצים של כל צוות. הניהול מרוכז בממשק אחד, וזה מקל כשיש הרבה משתמשים או כמה סניפים.
לא. אפשר להעביר בהדרגה ולהחזיק חלק מהמערכות בענן וחלק מקומית. מקובל להתחיל בדואר ובקבצים, ורק אחר כך לבחון מעבר של שרתים ויישומים עסקיים. מעבר מדורג מאפשר לעובדים להתרגל, לבדוק כל שלב ולשמור על רציפות העבודה.
